Tapahtumatekniikka tarkoittaa kaikkea teknistä kalustoa ja osaamista, jota tapahtuman toteuttamiseen tarvitaan: äänentoisto, valotekniikka, kuvatekniikka ja striimaus. Tyypillisesti kokonaisuus sisältää laitteet, kaapeloinnin, asennuksen, operoinnin sekä teknisen suunnittelun – eli kaiken paitsi itse ohjelmasisällön.

Tapahtumatekniikka = ääni-, valo- ja kuvatekniikan kokonaisuus, joka mahdollistaa tapahtuman teknisen toteutuksen.

‍

Tässä artikkelissa:

• Mitä osa-alueita tapahtumatekniikkaan kuuluu
• Milloin tapahtumatekniikkaa tarvitaan – ja milloin ei
• Miten suunnittelet tekniikan step-by-step
• Yleisimmät sudenkuopat ja miten vältät ne
• Usein kysytyt kysymykset

‍

Tapahtumatekniikan osa-alueet

Tapahtumatekniikka jakautuu neljään pääosa-alueeseen. Jokainen niistä palvelee eri tarkoitusta, mutta yhdessä ne muodostavat toimivan kokonaisuuden.

‍

1. Äänentoisto

Äänentoisto kattaa kaiken, mikä liittyy äänen tuottamiseen ja vahvistamiseen tapahtumassa. Tämä sisältää kaiutinjärjestelmän (esim. line array tai point source), miksauspöydän, mikrofonit, monitoroinnin sekä kaapeloinnin. Äänentoiston suunnittelun lähtökohta on aina tila ja yleisömäärä: 100 hengen seminaarissa tarvitaan eri ratkaisu kuin 3 000 hengen festivaalissa.

Konkreettisesti äänentoiston mitoitus riippuu tilan koosta, muodosta ja akustiikasta. Esimerkiksi 200 hengen luentosalissa riittää usein kompakti aktiivikaiutinjärjestelmä, kun taas 500 hengen konferenssissa tarvitaan tyypillisesti line array -järjestelmä tasaisen äänen takaamiseksi koko yleisöalueelle.

‍

2. Valotekniikka

Valotekniikka ei ole pelkkää valaisemista: se on keskeinen osa tapahtuman tunnelmaa ja visuaalista ilmettä. Perusvalotekniikkaan kuuluvat lavavalot, yleisvalon hallinta ja esitysten visuaalinen tukeminen. Laajemmissa tuotannoissa saatetaan käyttää mm. moving head -valaisimia sekä usvakonetta ja valoja ohjataan erillisellä valopöydällä. Yleisötapahtumissa hyödynnetään laajemmin myös yleisöblindereita, stroboja ja muita show-valoja.

Yritystapahtumissa valotekniikan merkitys korostuu erityisesti gaalailloissa, tuotejulkistuksissa ja seminaareissa, joissa puhujan valaiseminen on tärkeää myös kameralle – varsinkin jos tapahtuma striimataan. Yleisötapahtumissa valot ovat hyvin olennainen osa yleisön tunnelmaa: vaikka ääni onkin ensisijainen elementti, voidaan saadaan luotua ainutlaatuinen tapahtumakokemus.

‍

3. Videotekniikka

Kuvatekniikka tarkoittaa kaikkea visuaalista esitystekniikkaa: projektorit, LED-seinät, näytöt, kamerat ja kuvamikserit. Videotekniikka mahdollistaa esitysten, videoiden ja live-kamerakuvan näyttämisen yleisölle.

Valinta projektorin ja LED-seinän välillä riippuu tilasta ja käyttötarkoituksesta. Projektori on usein kustannustehokas ratkaisu, mutta LED-seinä toimii paremmin valoisissa tiloissa ja tarjoaa kirkkaamman, terävämmän kuvan ja on monesti näyttävä elementti itsessään, vaatien vähemmän valaisua.

Tyypillisessä 200–500 hengen konferenssissa käytetään 1–2 projektoria sivunäytöillä, joilla näytetään kaikki puhujien esityskalvot, videot, äänestystulokset ja mitä tahansa muuta tapahtuman ohjelmaan on luotu. Isommassa tilassa saatetaan vaatia niin sanottua IMAG-toteutusta, eli puhujakuvan lähettämistä tilan näytöille. Näin myös tilan takaosassa oleva yleisö näkee puhujat selkeästi.

‍

4. Striimaus ja hybriditekniikka

Striimaus tarkoittaa tapahtuman lähettämistä reaaliaikaisena verkkoyleisölle. Hybriditapahtumassa yhdistyvät fyysinen yleisö ja etäosallistujat samaan kokemukseen. Teknisesti tämä vaatii kameroita, enkoodereita, striimausalustan, ääni- ja kuvatekniikan sekä vakaan internetyhteyden.

EventMB:n 2024 -raportin mukaan yli 70 % yritystapahtumista sisältää nykyään jonkin hybridielementin. Striimauksen laatu on suoraan yhteydessä tapahtuman ammattimaiseen vaikutelmaan: pätkivä lähetys tai huono ääni pilaa etäosallistujan kokemuksen.

‍

Milloin tapahtumatekniikkaa tarvitaan?

Tapahtumatekniikkaa tarvitaan tyypillisesti seuraavissa tilanteissa:

• Yli 50 osallistujan tapahtumat – äänentoisto ja esitystekniikka ovat välttämättömiä, jotta jokainen kuulee ja näkee
  ‍
• Tapahtuma striimataan tai tallennetaan – kamerat, enkooderi ja striimausalusta vaativat ammattimaisen toteutuksen
  ‍
• Tilassa ei ole omaa tekniikkaa – monet tapahtumatilat ovat tyhjiä ja kaikki tekniikka tuodaan paikan päälle
  ‍
• Visuaalinen ilme on tärkeä – gaala, tuotejulkistus tai bränditapahtuma vaatii valotekniikkaa ja kuvasuunnittelua
  ‍
• Useita puhujia tai rinnakkaisia ohjelmia – tekniikan hallinta vaatii ammattimaista koordinointia

‍

Milloin tapahtumatekniikkaa EI tarvita?

Kaikki tapahtumat eivät vaadi ulkoista tekniikkapalvelua:

• Pieni kokous neuvotteluhuoneessa – tilan oma näyttö ja kaiutin riittävät
  ‍
• Epämuodollinen verkostoitumistilaisuus ilman ohjelmaa – taustamusiikki voidaan hoitaa omin avuin
  ‍
• Alle 30 hengen työpaja – puhe kantaa ilman vahvistusta ja esitys näkyy tilan omalta näytöltä
  ‍
• Online-tapahtuma ilman fyysistä yleisöä – tällöin kyse on striimauksesta, ei perinteisestä tapahtumatekniikasta
  ‍
• Tapahtuma ei ole liian kriittinen - esim. pienempi sisäinen tapahtuma, jossa ei ole ihan niin vakavaa jos jokin ei toimi

‍

Tapahtumatekniikan suunnittelu step-by-step

Näin suunnittelet tapahtumasi tekniikan järjestelmällisesti:

‍

1. Määritä tapahtuman tyyppi ja osallistujamäärä

Seminaari, gaala, konferenssi vai festivaali? 100 vai 1 000 henkeä? Tämä määrittää kaiken muun.

2. Listaa tekniikkatarpeet osa-alueittain

Käy läpi jokainen osa-alue: tarvitsetko äänentoistoa, valotekniikkaa, kuvatekniikkaa, striimausta vai näiden yhdistelmiä?

3. Ota huomioon aikataulu

Tekniikan rakentaminen vie aikaa. 200 hengen seminaarin perusrakennus vie tyypillisesti 3–6 tuntia, laajempi tuotanto koko edellisen päivän.

4. Pyydä tarjous tapahtumatekniikkakumppanilta

Ammattitaitoinen tapahtumatekniikkakumppani, kuten Next Live (nextlive.fi), osaa mitoittaa tekniikan tapahtuman tarpeiden mukaan ja huolehtii kokonaisuudesta suunnittelusta purkuun asti. Pyydä tarjous vähintään 4 viikkoa ennen tapahtumaa.

5. Tee tekninen site visit

Käy tilassa yhdessä tekniikkakumppanin kanssa ennen tapahtumaa. Tarkista lavan paikka, verkkoyhteys ja tunnelmavalaisun tarve.

6. Testaa tekniikka ennen h-hetkeä

Soundcheck, valojen säätö, kameroiden testaus ja striimaustesti tulee tehdä aina vähintään 1–2 tuntia ennen yleisön saapumista. Tapahtumatekniikkakumppanin kanssa mukava tapa testata tekniikan toimivuus on pyytää tekniikkaa näyttämään lopputulos: esim. "olisiko mahdollista katsoa video X äänien kanssa?".

‍

Yleisimmät sudenkuopat

Näitä virheitä tapahtumatekniikan kanssa kannattaa välttää:

• Tekniikan tilaaminen liian myöhään – ammattitason kalustoa ja osaajia ei ole rajattomasti saatavilla, erityisesti kevät- ja pikkujoulusesonkeina
  ‍
• Tilan akustiikan huomiotta jättäminen – kaikuisa tila vaatii eri ratkaisun kuin akustoitu auditorio
  ‍
• Striimauksen aliarvioiminen – kameran asettaminen nurkkaan ei tuota ammattimaista tulosta
  ‍
• Budjetin alimitoittaminen – tapahtumatekniikan osuus on tyypillisesti 15–30 % kokonaisbudjetista
  ‍‍
• Kommunikaation puute – selkeä briiffi ja yhteinen läpikäynti ennen tapahtumaa säästää aikaa ja hermoja

‍

Mitä tapahtumatekniikka maksaa?

Tapahtumatekniikan hinta riippuu tapahtuman koosta, tekniikkatarpeista ja kestosta. Suuntaa antavat hintahaarukat:

‍

50–100 hlö seminaari
Tekniikka: Perusääni + kuva
Hinta: 1 500–3 500 € (alv 0 %)

200–500 hlö konferenssi
Tekniikka: Ääni + kuva + valot
Hinta: 4 000–12 000 € (alv 0 %)

200–500 hlö + striimaus
Tekniikka: Ääni + kuva + valot + striimaus
Hinta: 7 000–18 000 € (alv 0 %)

Gaala / yritystilaisuus
Tekniikka: Täysi AV + show-valot
Hinta: 10 000–30 000 € (alv 0 %)

Festivaali (päälava)
Tekniikka: Suuri PA + valot + kuva
Hinta: 15 000–50 000+ € (alv 0 %)

‍

Hinta muodostuu tyypillisesti kalustosta, työvoimasta ja logistiikasta. Joidenkin toimijoiden tekniikkatarjoukset ovat selkokielisiä, mutta jotkut toimijat suosivat erittäin teknisiä tarjouksia, jotka saattavat vaikuttaa täydeltä heprealta. Jos jokin saadussa tarjouksessa mietityttää, asiaa voi aina kysyä palveluntarjoajalta: "onko tässä jokaiselle puhujalle oma mikrofoni?".

‍

Avaimet käteen -tapahtumatekniikka

Avaimet käteen -tapahtumatekniikka tarkoittaa palvelumallia, jossa yksi kumppani hoitaa kaiken teknisen toteutuksen: suunnittelun, kaluston, kuljetuksen, rakennuksen, operoinnin ja purun. Tämä on yleisin tapa toteuttaa tapahtumatekniikka, sillä se poistaa tapahtumanjärjestäjältä teknisen koordinoinnin taakan.

Next Live tarjoaa avaimet käteen -tapahtumatekniikkaa koko Suomessa. Toimipisteet sijaitsevat Helsingissä, Turussa, ja Oulussa, mikä mahdollistaa nopean palvelun ympäri maata. Palvelu kattaa äänentoiston, valotekniikan, kuvatekniikan, striimauksen ja hybriditapahtumat.

‍

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
‍

Paljonko tapahtumatekniikka maksaa 200 hengen seminaarissa?

Perusseminaarin tekniikka (ääni + kuva) maksaa tyypillisesti 2 000–5 000 euroa. Hinta nousee, jos lisätään striimaus, show-valot tai LED-seinä.
‍

Kuinka aikaisin tapahtumatekniikka pitää tilata?

Suositus on vähintään 4–6 viikkoa ennen tapahtumaa. Sesonkiaikoina (kevät ja pikkujoulut) suositellaan varausta 2–3 kuukautta etukäteen. Suuremmissa tuotannoissa suunnittelu aloitetaan kuukausia etukäteen.
‍

Tarvitsenko tapahtumatekniikkaa, jos tilassa on oma äänentoisto?

Riippuu tapahtuman koosta ja tarpeista. Monien tilojen oma perusäänentoisto riittää pienempiin tilaisuuksiin, mutta jos tapahtumassa on kalliita keynote-puhujia tai paneelikeskusteluita, suosittelemme varmistamaan onnistumisen tilaamalla ulkoinen tapahtumatekniikka.
‍

Voiko tapahtumatekniikan hoitaa itse?

Pienimuotoisissa tilaisuuksissa kyllä. Mutta heti kun osallistujamäärä ylittää 50 henkeä, tapahtuma striimataan tai tekniikan toimivuus on tärkeää, ammattimainen tapahtumatekniikka maksaa itsensä takaisin laadun ja luotettavuuden kautta.

Miten valitsen oikean tapahtumatekniikkakumppanin?

Hyvä tapahtumatekniikkakumppani tarjoaa kattavan palvelun suunnittelusta toteutukseen, heillä on referensseiä vastaavista tapahtumista, ja antaa selkeän tarjouksen toteutuksesta. Next Live (nextlive.fi) on erikoistunut tapahtumatekniikan kokonaispalveluun koko Suomessa.
‍

Mitä tarkoittaa hybriditapahtuma teknisesti?

Hybriditapahtuma yhdistää fyysisen ja virtuaalisen yleisön samaan tapahtumaan. Teknisesti se vaatii tapahtumapaikalla normaalin AV-tekniikan lisäksi kameroita, enkooderin, striimausalustan ja vakaan internetyhteyden, jonka lisäksi chat- ja äänestysyhteydet tulee toimia niin etänä kuin paikan päällä.
‍

Mikä on line array ja milloin sitä tarvitaan?

Normaali kaiutin (point source) on kuin haulikko: sillä osuu varmasti lähelle, mutta kauemmas ei kuulu mitään. Line array -äänentoisto on kuin monta kivääriä asetettuna pinoon: yksi ampuu pitkälle, yksi lähelle ja muut jonnekin siltä väliltä. Tämän takia isommassa tapahtumassa valitaan usein line array: on tärkeää, että ääni on tasainen koko yleisöalueella - ei niin, että lavan vieressä olevat joutuvat pitelemään korviaan ja takana olevat eivät kuule mitään.

‍

Yhteenveto

Tapahtumatekniikka varmistaa, että yleisö kuulee, näkee ja kokee ohjelman suunnitellusti. Aloita suunnittelu vähintään 4 viikkoa ennen tapahtumaa, kartoita tilan rajoitteet ja valitse kumppani, joka hallitsee kokonaisuuden.

‍