Varha otti Next Liveen yhteyttä tulevan sidosryhmätilaisuuden tekniikan osalta - haussa oli varma kumppani, jolla on näyttöä vastaavien tärkeiden yritystilaisuuksien toteutuksesta. Tärkeää olisi, että kaikki sujuu tapahtuman aikana mallikkaasti niin, että teknisiä murheita ei pääse syntymään. Kokonaisuus vaati laajaa teknistä osaamista, sillä toteutimme tapahtuman esitystekniikan, äänen sekä videotaltioinnin. Tämän lisäksi vastasimme tapahtuman yli 200 hengen ilmoittaumisprosessin sulavuudesta ja aulan somistuksesta asiakkaan toiveiden mukaisesti.

Ilmoittautumisprosessi

Ennakkoilmoittautuminen on tärkeää tällaisessa tapahtumassa, johon on rajallinen määrä paikkoja. Hoidimme tapahtuman rekisteröinnin sekä ilmoittautumisprosessin kahdella kielellä, suomeksi ja ruotsiksi. Kaikille osallistujille tulostettiin valmiit nimibadget, joissa näkyi osallistujan nimi, organisaatio ja titteli.

‍

Tekniikka

Se osa-alue, jossa olemme parhaita! Tapahtuman aikana vastasimme siitä, että puhujat kuuluvat selkeästi, esitysmateriaalit toimivat moitteetta ja tapahtumasta saadaan laadukkaat videotallenteet. Tapahtumassa oli useita erilaisia tilanteita, joissa voi mennä sormi suuhun, mutta kokenut tiimimme hoitaa nämä paremmin kuin hyvin:
‍

• Viime hetkessä vaihtuvat esitysmateriaalit
• Tapahtuman aikana yleisölle esitettävä Mentimeter-äänestys, jonka tulokset täytyy näyttää juuri oikeaan aikaan
• Vieraileva keynote-puhuja (Klaus Härö), joka haluaa näyttää esityksensä omalta tietokoneelta ja esityksessä on videoita mukana
• Tapahtumatilan äänentoistoon ei voi ennakkotiedoista poiketen syöttää ulkoista ääntä, mutta olimme varautuneet backup-järjestelmällä - ei missään nimessä itsestäänselvyys!

Toteutamme tekniikan aina tällä mentaliteetilla: (lähes) kaikkeen on varauduttu, sillä tapahtumissa saattaa aina tulla yllätyksiä. Me olemme vastuussa siitä, että tekniikka toimii, eikä esimerkiksi yllättävä äänentoiston puute saa olla syy, että tapahtuma epäonnistuu. Olemme nähneet aika paljon kaikenlaista ja osaamme varautua moneen!

‍

Somisteet

Aulasta tehtiin asiakkaan toiveiden mukaisesti Varhan brändin näköinen. Somisteina hyödynnettiin violettia pitkää messumattoa, ilmapalloja sekä värivaloja. Asiakkaan sanoin osallistujat olivat kuin "Liisat Ihmemaassa" - sen verran näyttävältä tila saatiin näyttämään!

‍

Toteutukseen sisältyi:

• Seminaarin mikrofonit, äänentoisto ja äänitekniikka
• Esitysmateriaalien hallinta, puhujaklikkeri, puhujanäyttö ja esityskoneet
• Tapahtuman taltiointi ja tallenteiden toimitus asiakkaalle
• Ilmoittautumisprosessin hallinta ja personoidut osallistujabadget
• Somisteet tapahtumatilan aulaan: brändin värinen matto, värivalaistus ja ilmapallot

‍

Katso tunnelmia alla olevista kuvista!

‍